Implementing PRINCE2 In 8 Steps (Dutch)
De projectmanagementmethode PRINCE2 is enorm populair. Nederland is tweede op de ranglijst van afnemers van examens, direct na het Verenigd Koninkrijk. Veel organisaties trainen hun medewerkers in PRINCE2 en bieden hen een examen aan. Maar daarmee is PRINCE2 nog niet geïmplementeerd in de organisatie. Al te vaak is er sprake van PINO, oftewel PRINCE2 in Name Only. De projectmanagers in PINO-projecten gebruiken PRINCE2-sjablonen, maar begrijpen de principes en processen erachter onvoldoende. Of de stuurgroep gunt de projectmanager niet de tijd om het project gedegen voor te bereiden, waardoor de methodiek niet goed gevolgd kan worden.
Het implementeren van PRINCE2 vergt dus aandacht. Om een effectief en begrijpelijk model mee te geven, raad ik de acht stappen van succesvolle verandering van Kotter aan. ((Kotter, John P. en Dan S. Cohen, Het hart van de verandering – de principes van leiderschap bij verandering in de praktijk, Academic Service.)) Het is een overzichtelijk en compact model, maar van grote waarde.
De stappen zijn:
- Bevestig het urgentiebesef
- Vorm de leidende coalitie
- Ontwikkel een visie en strategie
- Communiceer de veranderingsvisie
- Creëer een breed draagvlak voor de verandering
- Genereer korte-termijn successen
- Consolideer verbeteringen en breng meer verandering tot stand
- Veranker de nieuwe benadering in de cultuur
Hieronder volgt een toelichting:
Bevestig het urgentiebesef
Veranderen kost tijd, geld en frustratie. Er moet dus een duidelijke toegevoegde waarde tegenover deze offers staan. Waarom wilt u PRINCE2 implementeren? Verliest uw organisatie klanten door inadequaat projectmanagement? Of loopt uw organisatie onnodig risico hierdoor? Worden er middelen en mensuren verspild door slecht gemanagede projecten? Is er sprake van lage klant- of medewerker tevredenheid? Het is belangrijk om deze problemen concreet te duiden: noem de bij de problemen behorende bedragen, aantallen of rapportcijfers van de organisatie. Krijgt u er zelf buikpijn van als u deze feiten op een rijtje ziet? Dan is er grond voor een implementatie! Let op: in veel gevallen is de reden voor de implementatie dat het management dit besloten heeft. Wanneer u een succesvolle implementatie van PRINCE2 kent, uitsluitend op basis van de wil van het management, laat dan een reactie achter.
Vorm de leidende coalitie
De volgende stap is om te zoeken naar de krachtige trekkers van deze implementatie. Kijk naar de directie voor een sponsor op het hoogste niveau, maar ook naar krachtige managers die uw medestanders kunnen worden. Is er een manager van een projectenbureau of PMO, dan wilt u die er bij hebben. Maar ook één of meer managers van belangrijke business units, die projecten initiëren. Kijk verder naar informele leiders, bijvoorbeeld een seniore project- of programmamanager die de opinies sterk weet te beïnvloeden.
Ontwikkel een visie en strategie
Ontwikkel samen met uw leidende coalitie een aanpak. Denk hierbij na over de verhouding tussen top-down (het management verzint alles en deelt het de anderen mee) versus bottom-up (de werkvloer bedenkt hoe PRINCE2 toegepast moet worden en legt dit voor aan het management). Vermoedelijk is een mengvorm hierin het beste, waarbij het van belang is dat het management ofwel de coalitie duidelijke kaders aangeeft. Deze kaders maken dan duidelijk waar er initiatief van de werkvloer wordt gevraagd. Er zijn nog meer dimensies te bekijken: bijvoorbeeld big bang (in een keer alle projecten volledig op basis van PRINCE2) versus incrementeel (eerder een pilot op basis van PRINCE2 of eerst een minimale inzet van PRINCE2 en geleidelijk aan uitbouwen).
Vergeet niet om uw coalitie zich inhoudelijk te laten verdiepen in PRINCE2. Het zal niet de eerste keer zijn dat PRINCE2 geïmplementeerd wordt en het management zich niet realiseert welke rol zij zelf zal hebben in toekomstige projecten op basis van deze methodiek. Of dat zij op basis van Management van Exception bevoegdheden zal delegeren aan de projectmanagers. Kortom, een goede PRINCE2 sessie door een ervaren opleider is hier geen overbodige luxe.
Communiceer de veranderingsvisie
Het is verleidelijk om na de nodige vergaderuren met uw leidende coalitie, de communicatie naar de andere medewerkers en managers binnen de organisatie, af te raffelen. Bewaar uw geduld en bereidt u er op voor dat u de ontwikkelde visie niet één keer, maar eerder 100 of zelfs 1.000 keer moet herhalen. Benut elk geschikt platform hiervoor, zoals het bedrijfsorgaan, het werkoverleg, de bedrijfsborrel, de presentatie van de jaarcijfers, de kerstborrel, enzovoort.
Creëer een breed draagvlak voor de verandering
Stel anderen in staat bij te dragen aan de implementatie. Betrek uw ervaren projectmanagers en projectondersteuners bij het implementeren van de methodiek. Als zij de kennis en ervaring hebben, kunnen zij van onschatbare waarde zijn in het integreren van de methodiek in de bestaande systemen, processen en procedures. Dit is ook een goed moment om een gedegen trainingsprogramma te starten. Kijk naar een goede opleider die méér doet dan een examentraining. Op internet kunt u de ervaringen van eerdere deelnemers vergelijken. Vraag bijvoorbeeld of het mogelijk is om in de training met eigen scenario’s te werken.
Genereer korte-termijn successen
Denk vooraf na over de te bereiken quick wins. Deze komen niet uit de lucht vallen. De coalitie identificeert aantrekkelijke quick wins vooraf en probeert deze zo snel mogelijk te realiseren. Bijvoorbeeld het schrappen van projecten met een onduidelijke business case, het pauzeren van projecten zonder duidelijke rolverdeling en planning. En natuurlijk zijn de eerste aanwijsbare kostenbesparingen mooie kleine successen die u kunt uitlichten.
Bij het vaststellen van korte-termijn successen is het van belang dat u een nulmeting heeft. Deze nulmeting kan voortvloeien uit de feiten die u in de eerste stap boven tafel heeft gehaald. Betrek een slimme medewerker van de communicatie-afdeling voor het aantrekkelijk en duidelijk communiceren van deze quick wins. Hiermee laat u de organisatie zien dat de inspanningen niet voor niets zijn en ontneemt u critici de argumenten om de verdere invoering te dwarsbomen.
Consolideer verbeteringen en breng meer verandering tot stand
Met het enthousiasme dat u met uw coalitie en andere betrokkenen weet te realiseren, probeert u verdere verandering te realiseren. Bijvoorbeeld door de pilot uit te breiden of door het niveau van toepassing van PRINCE2 te verhogen. Laat het momentum niet voorbij gaan! Let er ook op dat er geen onnodige belemmeringen in stand blijven: onhandige en tijdrovende rapportages, dubbele registratie van uren in verschillende systemen of conflicterende dan wel onduidelijke rollen. Verhelp de belemmeringen waar de betrokkenen bij de implementatie tegen aan lopen.
Veranker de nieuwe benadering in de cultuur
Een bekende valkuil is om te vroeg te juichen, waardoor de inspanningen stoppen en de implementatie verwaterd. Successen vieren is goed, maar pas op voor het te vroeg aankondigen van de afronding van de implementatie van PRINCE2.
By Tanja van den Akker
www.forsa-advies.nl
Author of:
Verandermanagement
Title: Verandermanagement
ISBN: 9789087536893
Price: € 34,83
Order here your copy or view the sample file on our website